Cách viết email thư mời tham gia sự kiện bài bản

Văn phong viết email thư mời tham gia sự kiện có yếu tố chuyên nghiệp và hấp dẫn sẽ tạo ra ấn tượng đầu tốt thu hút sự chú ý từ người nhận. Để viết một bức thư mời hay được thể hiện không chỉ là việc đưa ra những thông tin cơ bản về sự kiện mà nó còn đòi hỏi sự hiểu biết về cấu trúc cũng như cách dùng từ phù hợp. Trong bài viết này, Sen Xanh sẽ hướng dẫn bạn tất tần tật cách viết email mời tham gia sự kiện một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

1. Viết email thư mời tham gia sự kiện là gì? Tác dụng thư mời email

Trước khi tìm hiểu về cách viết email thư mời tham gia sự kiện, Sen Xanh sẽ đưa đến những thông tin giới thiệu cơ bản về lĩnh vực viết email mời sự kiện:

• Viết Email thư mời tham gia sự kiện là gì?

Email mời tham gia sự kiện là một hình thức gửi thư mời sự kiện qua email online thay vì gửi thư trực tiếp. Đây một tài liệu văn bản gửi qua email cho một nhóm người, với mục đích mời họ tham gia một sự kiện cụ thể. Nó thường chứa thông tin về ngày, giờ và địa điểm của sự kiện, cùng với một số thông tin ngắn gọn mô tả toàn bộ sự kiện.

Bên cạnh đó, việc viết email mời tham gia sự kiện cũng có thể đi kèm với các yêu cầu hoặc hướng dẫn về cách đăng ký tham gia sự kiện hoặc các thông tin khác. Mục tiêu chính của email này là thu hút sự quan tâm và sự tham gia của khách mời mà đơn vị mong muốn có mặt tham gia sự kiện.

• Lợi ích của việc viết Email thư mời tham gia sự kiện

Việc viết email thư mời tham gia sự kiện không chỉ đơn giản là một công cụ thông báo đơn giản về sự kiện, mà nó còn mang lại một loạt những lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp và cả người nhận:

• Tạo sự thu hút cho khách mời: Thư mời là cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm của khách hàng đối với sự kiện và có thể ảnh hưởng đến quyết định của khách mời về việc tham gia. Nó là một cơ hội để kích thích sự tò mò và sự kỳ vọng đối với sự kiện.
• Thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời: Thư mời sự kiện là cách để chủ tổ chức thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. Nó cho thấy sự quan tâm và sự chu đáo trong việc mời họ tham dự sự kiện quan trọng.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp đến từ đơn vị tổ chức: Thư mời email phải cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm và chương trình một cách trang trọng và chuyên nghiệp. Điều này giúp tạo dấu ấn tích cực và đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng.
• Truyền tải đầy đủ thông tin về sự kiện: Thư mời sẽ gửi đi những thông điệp quan trọng về sự kiện, giúp khách hàng hiểu rõ hơn nội dung chính, mục tiêu hướng đến và giá trị cốt lõi của sự kiện đem lại
• Cơ hội vàng để truyền thông về hình ảnh sản phẩm và thương hiệu công ty: Thiệp mời sự kiện email phủ dễ dàng tới toàn bộ khách hàng cũng là một cơ hội để công ty doanh nghiệp truyền bá hình ảnh sản phẩm và thương hiệu của họ đến một lượng lớn khách hàng mục tiêu. Hãy có nội dung thú vị và thiết kế thư mời một cách độc đáo và chuyên nghiệp thu hút, bạn có thể tạo sự ấn tượng thương hiệu mạnh mẽ hơn rất nhiều.

Với những lợi ích này, việc gửi email mời sự kiện một cách chuyên nghiệp và sáng tạo thực sự là một bước quan trọng để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách mời và tăng cao cơ hội tham gia sự kiện của họ.

2. Các bước viết email thư mời tham gia sự kiện

Có rất nhiều cách viết email mời tham gia sự kiện đa dạng. Tuy nhiên, có một bố cục chung phổ biến mà Sen Xanh đem đến cho Quý độc giả:

Mục 1: Gửi lời chào 

Dear/ Kính gửi [Tên khách mời],

Mục 2: Gửi lời chúc 

Chúc bạn sức khỏe và một ngày làm việc thật tốt khi nhận email này từ chúng tôi. Tôi viết email với mục đích mời bạn tham gia một sự kiện quan trọng mang tên “[tên sự kiện]”. Sự kiện sẽ diễn ra vào ngày [ngày diễn ra] tại [địa điểm]. 

Mục 3: Giới thiệu về sự kiện và Mục đích của sự kiện

Sự kiện sẽ diễn ra vào ngày [ngày diễn ra] tại [địa điểm]. Sự kiện lần này sẽ tạo ra một cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ giao lưu và trò chuyện chia sẻ với những đồng nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực của bạn, đồng thời cũng mở rộng mạng lưới quan hệ trong ngành. Sự kiện có sự tham gia của nhiều chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực, chúng tôi tin tưởng rằng sự kiện này rất phù hợp và sẽ mang lại nhiều giá trị thực quý báu dành cho bạn.

Mục 6: Thông tin của sự kiện và đơn vị tổ chức

Để biết thông tin chi tiết về sự kiện, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi tại [đường link trang web của sự kiện], hoặc liên hệ trực tiếp với tôi qua địa chỉ email hoặc số điện thoại dưới đây nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào.

Mục 7: Lời kết 

Tôi tin rằng việc tham gia sự kiện này sẽ đem lại nhiều giá trị cho bạn và chúng ta sẽ có cơ hội tuyệt vời để gặp mặt.

Xin trân trọng cảm ơn,

[Họ tên của bạn/ chữ ký]

3. Công đoạn gửi thư sau khi viết email thư mời tham gia sự kiện

Gửi thư mời cũng là một trong các bước quan trong quy trình tổ chức sự kiện. Bạn cần biết lựa chọn thời gian gửi thư mời hợp lý và cần biết cách phản hồi phù hợp khi có những tình huống xảy ra khi gửi email mời tham gia sự kiện. Dưới đây là nội dung gợi ý cách gửi thư mời đầy đủ cho bạn.

3.1.  Thời điểm gửi thư mời tối ưu nhất

Việc lựa chọn thời điểm gửi thư mời tham gia sự kiện là yếu tố đặc biệt quan trọng và có tác động lớn đến sự thành công của chương trình. Dưới đây là một số cách xác định thời điểm thích hợp để gửi thư mời của được nghiên cứu và tổng hợp:

• Xác định thời gian thích hợp để gửi email: Đối với hầu hết các sự kiện phổ biến, việc viết email thư mời tham gia sự kiện và gửi được tiến hành từ 4 đến 7 tuần trước ngày bắt đầu là thời gian thích hợp nhất. Khoảng thời gian vừa đủ này cho phép khách mời đủ thời gian để xem xét lời mời, sắp xếp lịch trình của họ và phản hồi lại email. Bên cạnh đó cũng không bị quá lâu để quên lời mời. Tuy nhiên, đối với các sự kiện quan trọng như hội thảo, hội nghị, thời gian viết email mời tham gia sự kiện phải tiến hành sớm hơn, có thể là vài tháng trước sự kiện.
• Tính toán kỹ lưỡng thời gian phản hồi của khách mời: Trong email, hãy chú ý đến mục “ngày hết hạn” cho phản hồi thư, thường sẽ là khoảng thời gian hai tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Điều này cho phép đơn vị tổ chức có đủ thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng các kế hoạch dựa trên số lượng người xác nhận sẽ tham dự. Bên cnahj đó, bạn phải đảm bảo rằng đã cung cấp cho khách mời những cách phản hồi dễ dàng nhất, như thông qua địa chỉ email, số điện thoại hoặc một đường link liên kết đăng ký tham gia.
• Linh động trong các mốc thời gian: Chú ý đến quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ. Có thể xuất hiện những tình huống đặc biệt mà bạn cần thông báo sự kiện sớm hơn hoặc muộn hơn thông thường. Đồng thời nắm rõ những đặc điểm, thông tin về khách mời mục tiêu của bạn, điều này cũng góp phần quan trọng để xác định thời điểm gửi thư mời.

Thực hiện đúng hướng dẫn cách viết email mời dự tiệc này sẽ giúp đảm bảo rằng thư mời được gửi đúng lúc, cung cấp đủ thời gian cho người nhận xem xét và phản hồi, và tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham dự và thành công của sự kiện.

3.2. Xử lý sau khi gửi email không nhận được phản hồi

Trong quá trình tổ chức sự kiện, không thể tránh khỏi tình huống không nhận được phản hồi từ những khách mời mà bạn đã gửi email. Đây là tình huống có thể tạo ra không ít những lo lắng. Tuy nhiên, dưới đây là một số cách làm tối ưu để xử lý tình huống không mong đợi này:

• Thời gian chờ đợi phản hồi: Trước khi bắt đầu gửi thư nhắc nhở, hãy đặt một khoảng thời gian hợp lý để chờ đợi phản hồi từ người nhận. Như đã được đề cập trước, xin vui lòng thiết lập một “ngày kết thúc” cho việc phản hồi trong thư mời ban đầu. Nếu ngày kết thúc đã trôi qua mà bạn vẫn chưa nhận được phản hồi, thì đó là thời điểm bạn nên xem xét việc gửi thư nhắc nhở.
• Gửi thư nhắc lại lời một cách tinh tế: Khi viết viết email thư mời tham gia sự kiện nhắc lại, hãy giữ ngôn từ lịch sự và tôn trọng khách mời. Không nên có thái độ nóng vội, bực tức. Mở đầu email, bạn có thể bắt đề cập đến việc bạn chỉ muốn chắc chắn rằng họ đã nhận được thư mời của bạn. Sau đó, bạn hãy để nội dung trong bức email nhắc lại thông tin về sự kiện và nêu chân thành rằng bạn hy vọng họ có thể tới tham dự sự kiện, khách mời là một yếu tố rất quan trọng. Lưu ý tiếp theo, hãy nhớ gửi lại đường link liên kết đăng ký hoặc email, số điện thoại liên hệ để khách mời có thể xác nhận là sẽ tham gia hay không.

Đừng ngại khi phải viết email thư mời tham gia sự kiện nhắc lại, đừng sợ khách mời sẽ cảm thấy phiền hà. Có thể đây là một yếu tố cho thấy sự tôn trọng của đơn vị tổ chức và tâm quan trọng của khách mời trong sự kiện lần này.

LỜI KẾT

Bài viết trên đây là hướng dẫn cụ thể cho cách viết email thư mời tham gia sự kiện một cách bài bản, chuyên nghiệp nhất. Rất mong những thông tin trên giúp ích được cho các bạn trong quá trình tra cứu. Mọi thắc mắc góp ý, Quý độc giả vui lòng liên hệ trực tiếp qua website của Sen Xanh Teambuilding để được giải đáp chi tiết