Tổ chức sinh nhật công ty

Tổ chức sinh nhật công ty là sự kiện quan trọng và vô cùng ý nghĩa của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để nhìn lại hành trình đã qua, đánh dấu cột mốc của công ty và đồng thời cũng là dịp để các thành viên có sự gắn kết hơn. Vậy tổ chức tiệc sinh nhật dành cho công ty sao cho ý nghĩa? Hãy cùng đón đọc bài viết dưới đây

1. Vai trò và ý nghĩa của việc tổ chức sinh nhật công ty

1.1. Nhìn lại chặng đường hình thành và phát triển của doanh nghiệp 

Sinh nhật công ty là một dịp đặc biệt để toàn thể nhân viên và đội ngũ công ty cùng tham dự với nhau và nhìn lại những cột mốc đáng nhớ, thành tựu trong những năm vừa qua. Sau đó, định hướng mục tiêu phía trước và cùng nhau quyết tâm đạt được

Buổi tiệc giúp các thành viên thêm yêu, thấu hiểu và gắn bó với công ty hơn

1.2. Tạo động lực: Khen thưởng tri ân thành viên trong công ty

Buổi sự kiện còn mang ý nghĩa tôn vinh và động viên những người đã góp phần mang đến sự thành công cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Tôn vinh những hội nhóm phòng ban đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, còn là cơ hội để tri ân đối tác thân thiết đã luôn đồng hành và tin tưởng công ty trong suốt thời gian vừa qua

1.3. Tăng tính đoàn kết, gắn bó của thành viên công ty và đối tác: 

Buổi sự kiện là cơ hội tốt để các cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp có thể gặp mặt trò chuyện và hiểu nhau hơn. Tăng sự gắn kết và có thể xóa bỏ những mâu thuẫn, khúc mắc hiểu nhầm bấy lâu nay 

Tăng mối quan hệ đối tác thân thiết:Những sự tri ân và lời cảm ơn chân thành đi cùng chính sách ưu đãi là phương thức hoàn hảo để thúc thắt chặt quan hệ tốt với khách hàng.

1.4. Truyền thông thương hiệu công ty, doanh nghiệp

Bất kể ai cũng đều biết, sự kiện là một trong những loại hình có đặc tính truyền thông thực tế rất cao. Những hình ảnh tại sự kiện được đăng tải trên báo chí, Facebook, Youtube sẽ khiến khách hàng tin tưởng an tâm về thương hiệu của bạn.

Bên cạnh đó, sự kiện tổ chức sinh nhật công ty còn thể hiện sự lâu đời của doanh nghiệp

2. Kế hoạch các hạng mục triển khai tổ chức sinh nhật công ty 

2.1. Xây dựng ý tưởng và mục tiêu

Bước đầu tiên, bạn cần có ý tưởng chủ đề cho ngày kỷ niệm thành lập quan trọng này của công ty. Có một vài concept thường được áp dụng phổ biến như:

• Tổ chức sinh nhật công ty bằng Gala kỷ niệm, vinh danh
• Tổ chức sinh nhật công ty kèm du lịch khám phá
• Tổ chức sinh nhật công ty kèm team building
• Tổ chức sinh nhật công ty kèm một cuộc thi ảnh, thi viết về công ty 

2.2. Xác định thành phần khách mời tham dự của sự kiện

Sau khi đã có ý tưởng chủ đề cho buổi tổ chức sinh nhật công ty, việc tiếp theo cần làm là bạn phải xác định được thành phần tham gia gồm những ai? Có con số chính xác về số lượng người tham dự. 

Tiếp đó, bạn mới có thể tính toán quy mô tổ chức và chi phí, tránh những thiếu xót hay lãng phí không đáng có

Khách tham dự chính là yếu tố chính của buổi sự kiện nên dù là ai hãy tiếp đón nồng nhiệt, thể hiện sự tôn trọng với mọi người 

2.3. Làm thiệp mời thông báo tham dự 

Thư mời dự tiệc sinh nhật công ty là một yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng các thành viên tham dự. Đồng thời, đây cũng là một phương tiện truyền thông rất hiệu quả. 

Thư mời thông báo tổ chức sinh nhật công ty phải có màu sắc và concept đồng bộ với màu sắc và dạng sản phẩm của doanh nghiệp.

Các nội dung về thông tin cần chú ý đầy đủ và chính xác: địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc buổi tiệc, các hoạt động chính, khách mời (nếu có) 

2.4. Xây dựng kịch bản 

• Lựa chọn hình thức tổ chức sinh nhật công ty 

Để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp nhất, bạn cần có kịch bản timeline chi tiết, và tùy vào quy mô cũng như kinh phí, sẽ có 2 hình thức làm kịch bản như sau: 

• Nhân sự công ty tự phụ trách viết kịch bản, phân chia nhiệm vụ tổ chức thực hiện. Phương thức này có 1 số ưu điểm như giảm bớt chi phí, tăng cường sự gắn kết đồng lòng của các thành viên nhân sự trong công ty. Tuy nhiên, cũng có những nhược điểm là thiếu kinh nghiệm tổ chức dẫn đến sai sót, không hiểu ý nhau, đặc biệt trong các sự kiện lớn
• Thuê các đơn vị tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp: Hình thức này sẽ giúp kịch bản tổ chức của công ty được chuyên nghiệp và đa dạng sắc màu hơn. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là tốn nhiều chi phí, cần mất thời gian, kinh nghiệm khảo sát nhiều đơn vị

Hạn chế các ngày trong tuần hoặc các ngày thường phải họp giao bản (nên khảo sát trước nếu có khách mời đặc biệt). Những yếu tố này có thể cản trợ các khách mời tham dự sự kiện vui hết mình.

• Xác định địa điểm tổ chức sinh nhật công ty 

Những yêu cầu nên có cho 1 địa điểm tốt là: Không gian rộng rãi, thoáng đãng sẽ tạo sự thoải mái cho khách tham dự, đặc biệt là trong 1 bữa tiệc lớn nhiều thành viên tham gia. Điều này cũng tạo điều kiện cho báo chí và truyền thông tác nghiệp dễ dàng hơn 

Tuy nhiên cần tính toán quy mô và số lượng tổng thành viên để cho ra chi phí hợp lý. Nên chọn địa điểm không cách xa công ty để thuận tiện cho việc di chuyển

2.5. Chuẩn bị quà tặng cho thành viên tham dự

Việc chuẩn bị những món quà nhỏ cho các thành viên tham gia sự kiện là điều rất cần thiết và thể hiện được sự tinh tế, quan tâm của người tổ chức

Một số quà tặng được gọi ý như: Một chiếc mũ, một chiếc cốc hay một chiếc áo phông in hình chủ đề ngày thành lập của công ty là ý tưởng rất hay và an toàn. Vừa nhiều ý nghĩa để làm kỷ niệm, vừa truyền thông cho công ty.

2.6. Dự trù kinh phí tổ chức sinh nhật công ty

Sau khi có được kịch bản cụ thể, việc quan trọng người phụ trách tổ chức sinh nhật công ty cần làm là tính toán dự trù chi phí tổ chức để sắp xếp, phân bổ hợp lý, cân đối thu chi.

Hãy ưu tiên ngân sách cho việc chính bắt buộc phải có để tổ chức tiệc như: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trò chơi, phần thưởng, quà tặng sinh nhật vì đây chính là những cốt lõi làm nên sự thành công trong việc tổ chức sinh nhật công ty.

2.7. Quản trị rủi ro cho sự kiện

Sự kiện nào cũng có những rủi ro và phát sinh có thể xảy ra. Hãy liệt kê các tình huống thường xảy ra gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện và tìm phương hướng giải quyết cụ thể để khi gặp phải đỡ bỡ ngỡ 

LỜI KẾT

Bài viết trên đây là kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty giúp bạn có được một buổi sự kiện thành công. Hy vọng những nội dung của bài viết đã phần nào giúp ích cho độc giả trong quá trình tìm kiếm. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ trực tiếp qua website cũng chúng tôi. Hãy chia sẻ và theo dõi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!