Tổ chức Kick Off
Kick Off là một khái niệm khá mới mẻ, tuy nhiên nhiều chuyên gia quản trị nhân sự lai đánh giá đây là sự kiện đặc biệt quan trọng, sẽ đem đến những lợi ích cụ thể và hiệu quả thực tế cho công ty, doanh Nghiệp. Vậy Kick Off là gì? Các tổ chức Kick off ra sao để tốt nhất? Tất cả sẽ có trong nội dung của bài viết
1. Kick Off là gì? Lợi ích của việc tổ chức Kick Off?
Kick Off theo nghĩa tiếng Việt có ý nghĩa diễn tả sự khởi đầu cho một sự kiện lớn nào đó:
- Trong chuyên ngành tổ chức sự kiện, bạn có thể hiểu tổ chức Kick off hay Kick Off Meeting là sự kiện được tổ chức cho các công ty, doanh nghiệp trước khi chuẩn bị thực hiện một dự án mới quan trọng, với mục đích tạo động lực, tinh thần gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức, thúc đẩy doanh số
- Tổ chức Kick off là bước khởi đầu quan trọng đánh dấu mốc chính thức bắt đầu cho một dự án hay quá trình kinh doanh, hướng đi mới của doanh nghiệp
- Sự kiện sẽ có sự tham gia góp mặt của tất cả các thành viên liên quan: cán bộ nhân viên công ty, đối tác, khách hàng. Tất cả sẽ cùng trao đổi mục tiêu cụ thể, nhiệm vụ và lộ trình để đi đến cái đích chung là sự thành công
2. Tầm quan trọng của tổ chức Kick off?
Việc tổ chức Kick off thành công cũng sẽ tạo nên “cú huých” to lớn cho động lực của các thành viên:
- Tạo ấn tượng mở đầu cho dự án mới: Cung cấp cho các bên công ty và đối tác khách hàng có buổi gặp gỡ thân mật, hiểu nhau hơn tạo niềm tin tích cực và từ đó đồng lòng đi đến mục đích chung
- Giúp tất cả hiểu được định hướng và ý nghĩa kỹ càng của dự án mới: Tại buổi sự kiện, hành động xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ và kế hoạch được nhấn mạnh cụ thể giúp các thành viên có thể hiểu rõ hơn chiến lực và cách thực hiện chi tiết
- Tạo môi trường làm việc tích cực, thân thiện, nâng cao hiệu suất làm việc, là “chất keo” gắn kết tất cả các thành viên tham gia
3. Nên tổ chức Kick off vào thời điểm nào?
- Khi doanh nghiệp mới trong tập đoàn được thành lập
- Bước sang năm mới với chiến lược, chính sách mới
- Trước khi triển khai kế hoạch, mục tiêu mới của một tháng, quý, năm
- Trước khi bắt đầu một dự án mới quan trọng
- Đặc biệt khi nội bộ có dấu hiệu mâu thuẫn hay nội bộ công ty thay đổi quá nhiều và nhanh chóng
4. Các bước thực hiện và lưu ý để tổ chức Kick off tối ưu nhất
4.1. Xác định rõ mục tiêu và các yếu tố quan trọng trước khi tổ chức Kick off
Hãy liệt kê và lên kế hoạch nội dung chi tiết cho buổi tổ chức Kick Off
- Thêm một mẹo nhỏ là bạn có thể gửi trước cho các bên tham dự những nội dung chính của buổi tổ chức Kick off Meeting để tối ưu hiệu quả truyền đạt.
- Nội dung của buổi kick off có thể dựa theo sườn mẫu từ các mục chính như sau :
- Giới thiệu chung về dự án mới
- Mục tiêu và phạm vi hoạt động của dự án
- Mốc tiến độ dự kiến
- Ngân sách cụ thể cho dự án
- Chất lượng đề ra của dự án
- Giới thiệu các đội nhóm tham gia và các bên liên quan tới dự án
- Kế hoạch truyền thông marketing của dự án mới
- Đánh giá quản trị các rủi ro và phương án giải quyết
- Thắc mắc và giải đáp cho các bên tham gia
4.2. Bắt đầu buổi Kick off
- Buổi Kick off Meeting nên được bắt đầu với không khí thoải mái, tươi vui bằng các hoạt động văn nghệ như ca, múa, nhạc kịch hoặc mini game
- Trước khi bắt đầu vào phần chính của sự kiện, hãy đặt ra các quy tắc chung để đưa mọi người về cùng một lăng kính mục đích, hạn chế những mâu thuẫn xung đột có thể xảy ra
- Tiếp theo, bạn cần để ban lãnh đạo phát biểu lý do tổ chức buổi Kick off Meeting này
- Đảm bảo rằng các nội dung chính đã chuẩn bị được đề cập và thể hiện đầy đủ, dễ hiểu, tránh việc dài dòng lê thê mà luôn đi vào yếu tố chính cần nói
- Bạn cần có khả năng dẫn dắt và đưa buổi kick off đi đúng hướng theo kịch bản đã chuẩn bị, những hành đồng cần có kết quả cụ thể, hạn chế lòng vòng gây hiểu nhầm tai hại
- Đào sâu vào nội dung chính: tổng quan về dự án mới,mục tiêu, tiến độ, ngân sách,… để các thành viên liên quan có thể cùng nhau trao đổi, bàn bạc và thảo luận để đi đến kết luận cuối cùng
4.3. Tổng kết buổi Kick off
- Phần kết thúc của buổi Kick off là thời điểm để mọi thành viên đưa ra thắc mắc và cùng trao đổi để có câu trả lời thỏa đáng làm rõ các thông tin.
- Đây cũng là phần đặc biệt quan trọng để đảm bảo việc triển khai dự án sau này không xảy ra bất kỳ vấn đề xung đột nào từ việc không rõ ràng thông tin hoặc hiểu nhầm.
Sau phần kết thúc buổi Kick off, biên bản tổng kết cuộc họp cần được đưa ra nội bộ cho các thành viên tham dự để cùng nghiên cứu và nắm rõ hơn, cùng bước vào dự án mới thành công như mong đợi
5. Các hình thức tổ chức Kick Off phổ biến
Khi tổ chức Kick off. người ta phân loại thành các dạng hình dưới đây dựa trên mục đích của buổi sự kiện:
5.1. Tổ chức Kick off Sale
Đây là sự kiện tổ chức Kick off dành cho đội ngũ kinh doanh, bán hàng trong một công ty, doanh nghiệp với mục đích tạo động lực và gắn kết các thành viên để thúc đẩy doanh số.
Sự kiện sẽ được tổ chức dưới sự tham gia của các bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng.
5.2. Tổ chức Kick off Dự án
Đây là buổi Kick off được tổ chức trước khi công ty, doanh nghiệp bắt đầu một dự án mới quan trọng. Mục đích của buổi Kick off dạng này là truyền đạt các mục đích, phân chia vai trò trách nhiệm của các thành viên trong dự án, thúc đẩy cả đội đạt được mục tiêu đặt ra trong kế hoạch
5.3. Tổ chức Kick off Meeting
Hình ảnh một buổi kick off meeting
Kick Off Meeting là hình thức khởi động trước khi bắt đầu một buổi hội thảo, hội nghị hoặc họp chiến lược. Mục đích của buổi Kick off meeting là tạo sự gần gũi thoải mái cho các thành viên tham gia, từ đó đem lại hiệu quả và sự tập trung cao nhât cho buổi họp chuẩn bị diễn ra
LỜI KẾT
Bài viết trên đây là thông tin về giải nghĩa, cách tổ chức kick off và các loại hình thường thấy của buổi sự kiện này. Rất mong nội dung hữu ích được chúng tôi tổng hợp và chọn lọc trong bài viết sẽ giúp đỡ được độc giả trong quá trình tìm kiếm dữ liệu. Mọi thắc mắc, góp ý Quý độc giả vui lòng liên hệ trực tiếp qua website
