Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Team Building Chuyên Nghiệp, Ấn Tượng Nhất

Kế hoạch tổ chức Team Building cần được xây dựng chi tiết để doanh nghiệp có thể tổ chức một chương trình Team Building thành công và ý nghĩa nhất. Cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu về cách lập kế hoạch tổ chức Team Building và mẫu kế hoạch tổ chức Team Building chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.

1. Tìm hiểu về lập kế hoạch tổ chức Team Building

Nếu như muốn hướng tới sự thành công như mong muốn, điều đầu tiên cần làm là lập kế hoạch cụ thể. Kế hoạch tổ chức Team Building là sơ đồ chỉ lối cho bạn, giúp xác định rõ ràng các bước đi cần thiết để đạt đích đến của sự kiện. Ngoài ra, còn giúp bạn kiểm soát được từng hoạt động và chắc chắn mọi thứ sẽ diễn ra đúng như dự kiến.

Kế hoạch tổ chức Team Building giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ

1.1 Kế hoạch tổ chức Team Building là gì?

Kế hoạch tổ chức Team Building là một quy trình đầy đủ các bước chi tiết cho một chương trình Team Building. Khi lập ra được kế hoạch sẽ giúp kiểm soát được các hoạt động một cách tốt nhất mà chương trình đã đặt ra để đi tới thành công.

1.2 Kế hoạch Team Building bao gồm những hạng mục nào?

Một bản kế hoạch Team Building sẽ bao gồm nhiều nội dung khác nhau , tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ các nội dung cơ bản. Sau đây là từng hạng mục để tạo ra một kế hoạch Team Building, bạn có thể tham khảo:

• Xác định mục tiêu, ý tưởng

Trong mẫu kế hoạch tổ chức Team Building, việc đầu tiên là cần phải xác định mục tiêu và sau đó sẽ lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình. Ví dụ: Chương trình Team Building nhằm mục đích gắn kết đồng đội, khơi dậy sáng tạo hay kỹ năng giao tiếp,…

Các mục tiêu mà bạn đưa ra cần phải gắn với các thông điệp cũng như màu sắc của doanh nghiệp. Ví dụ một số game mang ý tưởng cho Team Building như: game quân đội, game bãi mìn, game trận chiến âm thanh, game ống nước rò rỉ,… cũng cần đồng nhất với màu sắc của thương hiệu hoặc thông điệp mà chương trình Team Building đang hướng tới.

• Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức cần xác định cẩn thận thời gian phải tính kỹ lưỡng và chính xác. Nếu được tổ chức vào ngày trong tuần có thể tiết kiệm chi phí nhưng vào cuối tuần hoặc lễ Tết có thể tăng chi phí lưu trú và máy bay.

Chọn địa điểm cũng là một phần rất quan trọng trong kế hoạch Team Building

Đối với tổ chức trong nhà thì tránh được ảnh hưởng của thời tiết. Nếu được tổ chức ngoài trời hoặc bãi biển thì sẽ có không khí vui chơi đầy ấn tượng. Bạn cần phải xem xét kỹ về điều kiện thời tiết và chọn địa điểm phù hợp, giúp hình thành ý tưởng và tổ chức trò chơi hiệu quả.

Tham khảo: Công ty Tổ chức Team Building uy tín, chuyên nghiệp

• Xây dựng danh sách thành viên tham gia

Điều quan trọng tiếp theo là lập ra danh sách các thành viên sẽ tham gia trong game Team Building. Số lượng người có cả nam và nữ là bao nhiêu, người đi cùng họ là những ai,… Việc nắm được các thành viên tham gia Team Building sẽ giúp chúng ta chủ động hơn về đặt vé xe, máy bay, khách sạn, nhà hàng và chọn những game chơi phù hợp nhất.

• Ý tưởng tổ chức trò chơi Team Building

Trong các buổi sự kiện, những chương trình của các công ty không thể thiếu những game chơi mang tính giải trí, truyền tải thông điệp. Để có được game Team Building thú vị cần phải có kịch bản chi tiết liên quan đến thời lượng chơi và từng game mang tính liên kết.

Trò chơi Team Building Là hạng mục hấp dẫn nhất trong lập kế hoạch tổ chức Team Building

• Xây dựng lịch trình tổ chức

Sau khi đã nắm rõ về số lượng người tham gia, booking được các dịch vụ bạn cần phải có 1 lịch trình cụ thể. Phù thuộc vào thời gian của chuyến đi mà kế hoạch Team Building sẽ diễn ra khác nhau. Việc bạn có được một lịch trình cụ thể, chi tiết giúp cho chương trình có những hoạt động ý nghĩa và phù hợp nhất.

Với các game Team Building, bạn nên lựa chọn vào hoạt động buổi sáng hoặc buổi chiều muộn. Thời điểm này thì thời tiết khá dễ chịu không ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ khi tham gia các trò chơi ngoài trời. Ngoài những buổi Gala Dinner nên chọn vào buổi tối với những chương trình tổng kết đầy giá trị, mang nhiều ý nghĩa cho chuyến đi. Hãy ngồi với nhau, thoả thuận, trò chuyện để tạo sự gắn kết giữa các thành viên.

• Kiểm tra, rà soát từng hạng mục

Phần cuối cùng quan trọng trong mẫu kế hoạch tổ chức Team Building chính là cần kiểm tra và rà soát từng hạng mục. Điều này giúp cho chương trình trở nên suôn sẻ và diễn ra được trôi chảy, đúng trình tự. Trong các mẫu kế hoạch Team Building, việc bạn cần kiểm tra và rà soát là:

• Địa điểm nghỉ ngơi và ăn uống.
• Các trò chơi Team Building nào sẽ được diễn ra, đồng phục và phụ kiện cần chuẩn bị đầy đủ.
• Phương tiện nào di chuyển phù hợp (ô tô, máy bay,…).
• Các chương trình đã đầy đủ và phù hợp chưa?

2. Mẫu kế hoạch tổ chức Team Building

Có rất nhiều mẫu kế hoạch cho Team Building tùy theo mục đích riêng của từng nhóm. Sau đây là Bảng mẫu kế hoạch Team Building chi tiết, bạn có thể tham khảo:

2.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức tổng quan

Để xây dựng 1 kế hoạch Team Building chúng ta cần 5 bước:

• Bước 1: Họp Team lên ý tưởng.
• Bước 2: Chốt ý tưởng.
• Bước 3: Lên kế hoạch cụ thể.
• Bước 4: Phân công.
• Bước 5: Triển khai.

2.2 Nội dung chương trình

– Họp và chốt ý tưởng: Đây là lúc bạn sẽ lên ý cho chương trình tổ chức. Tổng hợp ý kiến của tất cả mọi người, làm sao để khi tổ chức mọi người đều cảm thấy vui vẻ.

Tổ chức Team Building cần được lên kế hoạch thành công

– Lên Plan cụ thể: Là kết quả cuối cùng khi chúng ta triển khai chương trình, vào đó chúng ta sẽ biết được tổng quan, tasklist, kinh phí giúp chúng ta có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời. Để có được một Plan hoàn chỉnh chúng ta cần phải đặt ra những câu hỏi:

Có thể bạn quan tâm: Kịch bản MC Team Building đặc sắc

• Mình sẽ đi đâu? Mong muốn của mọi người là đi đâu?. Khoảng cách bao xa, thời gian di chuyển bao lâu? Phương tiện đi lại?
• Khi nào thì tổ chức? Có thể là sau khi release, kỳ nghỉ, lễ,… Có đi qua đêm hay không, phương án ngủ nghỉ – Dự báo thời tiết hôm đó như thế nào?
• Bao nhiêu người tham gia? Lấy danh sách, số điện thoại, trình trạng phương tiện di chuyển.
• Cần chuẩn bị những gì? Ăn gì, uống gì? Vật dụng cần mua.
• Dự trù kinh phí, nguồn tài trợ có hay không? Tổng dự chi là bao nhiêu? Người đóng bao nhiêu tiền?

Sau đây là mẫu kế hoạch tổ chức Team Building theo chương trình, bạn có thể tham khảo:

2.3 Xây dựng kinh phí

Xây dựng kinh phí bao gồm:

• Công ty tài trợ.
• Nhân viên đóng góp.
• Đồ ăn.
• Đồ uống.
• Chi phí thuê rạp.
• Chi phí phát sinh.
• Bạn nên xây dựng, chuẩn bị kỹ lưỡng và dự trù kinh phí để tránh trình trạng thiếu hụt không đáng có.

2.4 Công tác chuẩn bị

– Đến đúng giờ: Khi tổ chức chương trình, bạn nên quy định thời gian khắt khe để tránh trình trạng dây nhựa, cần phải nhắc nhở mọi người để mọi người có thể ý thức được.

– Chuẩn bị đồ: Để tránh tình huống này xảy ra, thứ nhất cần phải lên checklist thật kĩ tránh thiếu sót. Cùng với đó, khi di chuyển đến nơi Team Building thì bạn nên quan sát hai bên đường những địa điểm như: chợ, tạp hoá,…gần nơi tổ chức nhất để đảm bảo điều kiện về ăn uống.

Khi bạn là người tổ chức nên chuẩn bị cho mình một sức khỏe tốt, một tinh thần tràn đầy năng lượng tạo nên một chuyến Team Building đầy ý nghĩa, sôi động và vui vẻ, truyền cảm hứng cho tất cả mọi người.

Bạn có thể thấy những mẫu kế hoạch tổ chức Team Building khá đơn giản nhưng cần phải thực hiện một cách chỉnh chu, đầy đủ và chu đáo. Nếu bạn đang cảm thấy bối rối hay mất thời gian trong việc phải lên kế hoạch, thì có thể liên hệ với Sen Xanh để được hỗ trợ với sự chuyên nghiệp, uy tín trong việc tổ chức các sự kiện, Team Building.