12 Hạng Mục Chi Phí Tổ Chức Team Building Bạn Cần Nắm

Chi phí tổ chức Team Building là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp luôn phải cân nhắc. Bởi vì, điều đó là một phần quyết định về quy mô và sự thành công của chương trình Team Building. Việc nắm rõ chi phí sẽ giúp cho bạn kiểm soát tốt ngân sách theo kế hoạch đã đề ra. Cùng Sen Xanh tìm hiểu về 12 hạng mục chi phí tổ chức Team Building qua bài viết sau đây nhé!

1. Hạng mục chi phí tổ chức Team Building 

Chi phí tổ chức Team Building là vấn đề cần cân nhắc đến khi lên kế hoạch cho hoạt động Team Building. Việc dự trù chi phí hợp lý mang lại sự thành công cho chương trình và sự trải nghiệm tốt nhất cho các thành viên tham gia. Dưới đây là 12 hạng mục chi phí tổ chức Team Building mà bạn cần phải nắm:

1.1 Chi phí thuê địa điểm tổ chức Team Building

Chi phí thuê địa điểm là một trong những khoản chi phí quan trọng bạn cần cân nhắc khi tổ chức Team Building. Chi phí này dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, tùy thuộc vào:

– Loại hình địa điểm: 

• Khu du lịch sinh thái: Là loại hình địa điểm phổ biến để tổ chức Team Building. Ở đây có nhiều ưu điểm như: Không gian rộng, thoáng mát, nhiều hoạt động vui chơi giải trí kết hợp với nghỉ dưỡng. Chi phí thuê địa điểm tại khu du lịch sinh thái khoảng vài triệu đến vài chục triệu đồng trên một ngày, tuỳ thuộc vào quy mô và tiện nghi của khu du lịch.
• Cánh đồng, bãi biển: Là lựa chọn phù hợp cho các hoạt động Team Building mang tính trải nghiệm, khám phá. Chi phí thuê địa điểm tại cánh đồng, bãi biển sẽ rẻ hơn các loại hình địa điểm khác giá chỉ từ vài triệu đồng trên 1 ngày.
• Trung tâm hội nghị: Là địa điểm phù hợp với những doanh nghiệp muốn tổ chức Team Building kết hợp hội thảo, đào tạo. Chi phí thuê trung tâm hội nghị dao động từ vài triệu đến chục triệu trên 1 ngày tuỳ thuộc vào diện tích và sức chứa của trung tâm.
• Resort: Là lựa chọn phù hợp cho hoạt động Team Building, đặc biệt đối với những doanh nghiệp muốn kết hợp Team Building với nghỉ dưỡng. Chi phí thuê địa điểm tại Resort sẽ cao hơn so với khu du lịch sinh thái dao động khoảng vài chục triệu đồng.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức Team Building sẽ tùy theo từng địa điểm cụ thể

– Vị trí địa điểm: Tuỳ thuộc vào tổ chức Team Building gần hay xa trung tâm thành phố sẽ liên quan đến chi phí thuê. Các địa điểm thuê nằm xa trung tâm thành phố thường có giá rẻ hơn.

– Quy mô đoàn: Số lượng người tham gia chương trình Team Building ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích địa điểm cần thuê. Vì vậy chi phí thuê địa điểm sẽ cao so với đoàn có quy mô lớn.

– Thời điểm tổ chức: Vào thời điểm du lịch sẽ có giá cao hơn so với các ngày cuối tuần. 

– Dịch vụ đi kèm: Ngoài chi phí thuê địa điểm, bạn cũng cần phải quan tâm và cân nhắc đến các dịch vụ đi kèm như:

• Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng.
• Chi phí thuê MC, ca sĩ.
• Chi phí tổ chức trò chơi.
• Chi phí ăn uống.

1.2 Chi phí di chuyển 

Chi phí di chuyển là một khoản chi phí tổ chức Team Building quan trọng cần cân nhắc. Việc chọn phương tiện phù hợp sẽ giúp bạn giảm bớt ngân sách, thời gian và trải nghiệm của cả đoàn.

– Máy bay: Thích hợp cho các chuyến đi xa, tiết kiệm được thời gian, chi phí. Phụ thuộc vào hãng bay, loại vé, thời điểm đặt vé và thuế phí.

– Tàu hỏa: Phương tiện này phù hợp cho di chuyển xa, giá của nó rẻ hơn máy bay. Chi phí tùy thuộc vào loại ghế, thời gian đặt vé và thuế phí.

– Xe du lịch: Phù hợp với nhóm nhỏ, di chuyển ngắn, linh hoạt về thời gian và địa điểm. Chi phí tùy thuộc vào số lượng người, loại xe, thời gian thuê, quãng đường và giá xăng.

– Xe buýt: Loại phương tiện này là rẻ nhất, tiết kiệm nhất phù hợp với di chuyển khoảng cách ngắn. Chi phí phụ thuộc vào quãng đường, hãng xe, thời điểm đặt xe và thuế phí.

Nên lựa chọn chi phí vận chuyển hợp lý sẽ giúp tiết kiệm ngân sách

1.3 Chi phí ăn uống cho các thành viên 

Chi phí ăn uống đóng góp một phần quan trọng trong việc tổ chức chương trình Team Building. Sự dự trù kinh phí hợp lý sẽ đảm bảo sự hài lòng cho các nhân viên tham gia giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ. Một số ảnh hưởng đến chi phí ăn uống trong tổ chức Team Building. 

– Loại hình Team Building:

• Team Building trong ngày: Chi phí ăn uống bao gồm bữa trưa và bữa tối.
• Team Building qua đêm: Chi phí bao gồm bữa tối, bữa sáng, bữa trưa ngày hôm sau.
• Team Building kết hợp với du lịch: Chi phí ăn uống bao gồm tất cả các bữa ăn trong suốt thời gian diễn ra chương trình.

– Số lượng người tham gia:

• Chi phí ăn uống sẽ tăng theo số lượng người tham gia.
• Cần dự trù số lượng thức ăn và đồ uống phù hợp để tránh lãng phí.

– Địa điểm tổ chức:

• Chi phí ăn uống tại các khu nghỉ dưỡng cao cấp thường cao hơn so với các địa điểm khác.
• Để lựa chọn địa điểm cần cân nhắc sao cho phù hợp với ngân sách và nhu cầu của đoàn

– Loại hình ăn uống:

• Tiệc BBQ: Phù hợp cho các hoạt động ngoài trời. 
• Set Menu: Tiết kiệm chi phí, phù hợp cho các đoàn nhỏ.
• Buffet: Phù hợp với đoàn lớn, đa dạng món ăn.

Chi phí ăn uống phụ thuộc vào quy mô của chương trình

1.4 Chi phí tổ chức chương trình Team Building 

Chi phí tổ chức Team Building trong chương trình Team Building là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lên kế hoạch cho hoạt động này. Chi phí sẽ quyết định đến địa điểm, quy mô, dịch vụ và hoạt động mà bạn có thể lựa chọn. Sau đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí Team Building, bạn có thể tham khảo:

– Thời gian tổ chức chương trình Team Building kéo dài nhiều ngày sẽ tốn kém hơn ít ngày. 

– Số lượng người tham gia càng nhiều chi phí càng cao.

– Địa điểm tổ chức ảnh hưởng lớn đến chi phí các địa điểm nổi tiếng hoặc Resort, cao cấp có chi phí cao hơn các địa điểm bình dân.

– Các hoạt động Team Building đòi hỏi nhiều trang thiết bị và nhân sự, dịch vụ có chi phí cao hơn hoạt động Team Building đơn giản.

– Dịch vụ đi kèm như ăn uống, ngủ, nghỉ, di chuyển cũng ảnh hưởng đến chi phí Team Building.

Chi phí việc tổ chức chương trình Team Building

1.5 Chi phí truyền thông 

Chi phí truyền thông cũng đóng một vai trò quan trọng dẫn đến sự thành công cho chương trình Team Building. Nếu truyền thông hiệu quả sẽ thu hút sự tham gia của nhân viên tạo sự quan tâm và hy vọng cho hoạt động sau này. Sau đây là một số khoản chi phí truyền thông thường gặp:

– Thiết bị âm thanh, ánh sáng: Phục vụ cho các hoạt động truyền thông tại địa điểm tổ chức Team Building. 

– Thiết kế và in ấn: Bao gồm Banner, poster, standee, backdrop, tờ rơi,… Chi phí phụ thuộc vào kích cỡ, chất liệu, số lượng và độ phức tạp của thiết kế.

– Nhân sự: Bao gồm chi phí thuê MC, ca sĩ, vũ công,…

1.6 Chi phí nhân sự chương trình 

Chi phí nhân sự là chi phí tổ chức Team Building ảnh hưởng đến thành viên trong ban nhân sự. Đây là khoản chi phí để trả cho đội ngũ nhân viên hỗ trợ, vận hành và dẫn dắt các hoạt động trong suốt chương trình. Các chi phí liên quan đến nhân sự bao gồm:

– Hướng dẫn viên là người trực tiếp kết nối và hỗ trợ các đội chơi trong các trò chơi, hoạt động Team Building.

– MC/người dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong truyền tải thông điệp, khuấy động bầu không khí và dẫn dắt các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

– Nhân viên hỗ trợ bao gồm nhân viên hậu cần, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, nhân viên an ninh, y tế,…

– Ekip setup/dựng sân khấu phụ trách việc dựng sân khấu trang trí, chuẩn bị dụng cụ cho các trò chơi.

Chi phí nhân sự góp phần cho thành công của chương trình Team Building

1.7 Chi phí Backdrop, sân khấu, in ấn, thiết kế 

Chi phí Backdrop, sân khấu, in ấn, thiết kế là việc đầu tư quan trọng để tổ chức một chương trình Team Building thành công. Sau đây là một số chi phí liên quan đến hạng mục này:

– Backdrop: Backdrop được làm từ hạt Hiflex hoặc PP. Bạt Hiflex có độ bền cao chống nước tốt phù hợp cho các hoạt động Team Building ngoài trời. Chi phí có thể từ vài triệu đồng tùy thuộc vào chất liệu, kích thước và độ phức tạp của thiết kế.

– Sân khấu: Kích thước sân khấu phụ thuộc và số lượng người tham gia và các hoạt động diễn ra trên sân khấu. Sân khấu có thể thiết kế đơn giản hoặc cầu kỳ. Chi phí sân khấu có thể từ vài triệu đồng tuỳ thuộc vào kích thước, thiết kế và các thiết bị đi kèm.

– Thiết kế: Phải đảm bảo đẹp mắt phù hợp với chủ đề chương trình và thu hút sự chú ý của người tham gia. Thiết kế banner, standee, name tag đơn giản, dễ đọc và truyền tải được thông tin cần thiết. Giá thiết kế phụ thuộc vào độ phức tạp của thiết kế và độ phức tạp của khách hàng. 

– In ấn: Banner và standee được sử dụng để quảng bá cho chương trình Team Building. Name tag và phiếu tham dự giúp ban tổ chức quản lý số lượng người tham gia và theo dõi các hoạt động. Tài liệu hướng dẫn trò chơi, chương trình,… Giá in ấn phụ thuộc vào số lượng, kích thước, chất liệu và nội dung in ấn. 

Chi phí Backdrop, sân khấu, in ấn, thiết kế

1.8 Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng 

Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng là chi phí tổ chức Team Building quan trọng mà bạn cần cân nhắc. Việc chọn lựa hệ thống, âm thanh, ánh sáng phù hợp sẽ góp phần tạo bầu không khí sôi động thu hút sự tham gia của nhiều người. Yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí:

– Yêu cầu chất lượng về hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp sẽ có giá cao hơn hệ thống thông thường.

– Đơn vị cung cấp dịch vụ: Mỗi đơn vị sẽ có giá cung cấp khác nhau.

– Quy mô chương trình phụ thuộc vào số lượng người tham gia, diện tích và địa điểm tổ chức ảnh hưởng đến suất ánh sáng, âm thanh cần thiết.

– Loại hình Team Building các hoạt động Team Building trong nhà hay ngoài trời, ban ngày hay ban đêm sẽ cần hệ thống âm thanh, ánh sáng khác nhau.

– Thời gian thuê giá sẽ thay đổi theo thời gian sử dụng bao gồm thời gian setup và vận hành.

1.9 Chi phí quà tặng lưu niệm 

Chi phí quà tặng lưu niệm là một phần không thể thiếu trong tổ chức Team Building. Việc chọn quà tặng phù hợp không chỉ thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhân viên mà còn góp phần tạo nên thành công cho chương trình. Sau đây là chi phí ảnh hưởng đến quà tặng lưu niệm:

– Chất lượng quà tặng ảnh hưởng tới giá thành. Quà tặng có chất lượng tốt sẽ có giá đắt hơn quà tặng bình dân.

– Mỗi loại quà tặng sẽ có mức giá khác nhau. Quà tặng văn phòng phẩm sẽ có giá thấp hơn quà tặng công nghệ hiện đại.

– Số lượng quà tặng càng nhiều thì chi phí càng cao.

Chi phí quà tặng lưu niệm thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhân viên

1.10 Chi phí Media 

Chi phí Media là chi phí tổ chức Team Building bao gồm nhiều hạng mục, mỗi hạng mục ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và mức độ đầu tư của doanh nghiệp. Sau đây là một số hạng mục chi phí Media hay gặp trong TeamBuilding:

– Quay phim: Bao gồm chi phí quay phim, ekip quay phim, thiết bị quay phim, dựng phim,….

– Chụp ảnh: Bao gồm chi phí thuê photographer, ekip chụp ảnh, thiết bị chụp ảnh, chỉnh sửa ảnh,…

– Thiết kế: Bao gồm chi phí thiết kế backdrop, banner, standee, hashtag,…

– Chi phí in ấn ảnh, Brochure, tài liệu liên quan đến chương trình.

1.11 Chi phí tổ chức Gala Dinner

Chi phí tổ chức Gala Dinner là một phần chi phí quan trọng cần được cân nhắc để đảm bảo thành công cho chương trình Team Building. Sau đây là một số hạng mục chi phí tổ chức Gala Dinner:

– Địa điểm tổ chức có thể được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn, resort hoặc khu du lịch. Mỗi địa điểm sẽ có mức giá khác nhau, tùy thuộc vào vị trí, tiện nghi và dịch vụ đi kèm. 

– Hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp góp phần tạo nên không khí ấn tượng và sang trọng cho buổi tiệc. Chi phí thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng sẽ phụ thuộc vào quy mô chương trình.

– Thực đơn Gala Dinner bao gồm các món ăn cao cấp, cùng đồ uống đa dạng. Chi phí thực đơn tuỳ thuộc vào chất lượng món ăn và thương hiệu của nhà cung cấp.

– Dịch vụ trang trí sân khấu backdrop, bàn tiệc,… góp phần tạo nên không gian đẹp mắt, ấn tượng cho buổi Gala Dinner. Chi phí trang trí phụ thuộc vào yêu cầu của ban tổ chức. 

Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng đảm bảo thành công cho chương trình Team Building

1.12 Chi phí nhân sự, vận hành 

Chi phí nhân sự và vận hành đóng một vai trò quan trọng trong việc tổ chức thành công một chương trình Team Building. Sau đây là chi phí chính bạn cần nắm:

– Chi phí nhân sự:

• Nhân viên tổ chức: Gồm có chi phí đội ngũ điều phối nhân viên, huấn luyện viên, hướng dẫn viên, MC,… Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, thực hiện giám sát các hoạt động chương trình.
• Nhân viên hỗ trợ: Bao gồm chi phí phục vụ, an ninh, y tế,… Đảm bảo hỗ trợ hậu cần cho hoạt động.

– Chi phí vận hành:

• Chi phí vận chuyển, xe đưa đón di chuyển giữa các điểm.
• Dịch vụ ăn uống cho các bữa ăn nhẹ, tiệc nhẹ, đồ uống trong suốt chương trình.

2. Sen Xanh – Đơn vị tổ chức Team Building tối ưu chi phí 

Sen Xanh tự hào sở hữu hệ thống trang thiết bị hiện đại, đầy đủ và đa dạng. Vì vậy sẽ giúp quý doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối ưu và truyền tại được chính xác nhất ý tưởng của doanh nghiệp vào từng hoạt động trong chương trình Team Building.

Ngoài ra, các hạng mục sẽ được cung cấp và báo cáo rõ ràng, minh bạch, có thể linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng. Sen Xanh cam kết hoàn tiền nếu khách hàng không hài lòng với dịch vụ. Đội ngũ nhân sự Sen Xanh luôn lắng nghe và ghi nhận để giải quyết mọi nhu cầu và góp ý của khách hàng để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Bài viết trên đã chia sẻ 12 hạng mục chi phí tổ chức Team Building chi tiết, cụ thể nhất mà bạn cần nắm. Hy vọng, sẽ bổ ích khi bạn đang dự định tổ chức Team Building cho doanh nghiệp.