9 Thách Thức Khi Tổ Chức Teambuilding Và Giải Pháp

Tổ chức Team building là một hoạt động thường niên của hầu hết các doanh nghiệp để gắn kết sức mạnh tập thể cũng như nâng cao hình ảnh công ty. Tuy nhiên, do thiếu kinh nghiệm, việc tự tổ chức Team building có thể đối diện với nhiều khó khăn và thách thức, dẫn đến kết quả không như mong đợi.

Là một đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Sen Xanh Event sẽ điểm qua những vấn đề phổ biến và thách thức thường gặp khi tổ chức Teambuilding, cùng những giải pháp để bạn tham khảo.

1. TOP 9 thách thức khi tổ chức sự kiện Team Building

1.1 Vấn đề tài chính tổ chức Team Building

Vấn đề tài chính là một trong những thách thức lớn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi muốn tổ chức một chương trình du lịch Team Building cho nhân viên của mình, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế hiện nay. Để giải quyết vấn đề này, có một số giải pháp cụ thể như sau:

• Lên kế hoạch và xác định nguồn kinh phí cho chương trình du lịch Team Building: Đặt ra một kế hoạch chi tiết về các chi phí dự kiến và tìm cách tối ưu hóa nguồn lực để đảm bảo sự hiệu quả tài chính.
• Tìm kiếm đối tác hoặc nhà tài trợ: Xem xét việc hợp tác với các công ty hoặc tổ chức liên quan đến ngành du lịch, giải trí hoặc các doanh nghiệp khác có cùng mục tiêu và giá trị. Họ có thể hỗ trợ tài chính hoặc cung cấp dịch vụ, sản phẩm thông qua hình thức tài trợ hoặc hợp tác đổi lợi ích.
• Tăng cường quảng bá và marketing: Quảng bá chương trình một cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm từ các đối tác tiềm năng và tạo ra cơ hội hợp tác và tài trợ.
• Tối ưu hóa nguồn lực nội bộ: Tạo ra các hoạt động gây quỹ nội bộ hoặc tăng cường hiệu quả trong việc quản lý tài chính để tiết kiệm chi phí và tạo ra nguồn kinh phí cho chương trình Team Building.

1.2 Tìm kiếm địa điểm phù hợp tổ chức Team Building

Lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức Team Building. Một trong những sai lầm phổ biến khi chọn địa điểm là chọn một nơi quá xa hoặc có mức phí thuê địa điểm quá cao, có thể dẫn đến vượt quá ngân sách dự kiến.

Để giải quyết vấn đề này, dưới đây là một số giải pháp từ chuyên gia gợi ý đến bạn:

• Khảo sát kỹ các địa điểm phù hợp: Tiến hành nghiên cứu và khảo sát kỹ lưỡng các địa điểm có thể phù hợp với sự kiện Team Building. Điều này bao gồm cả đánh giá về vị trí, không gian, và mức độ phù hợp với nhu cầu của sự kiện.
• Lựa chọn hoạt động ngoài trời: Nếu bạn chọn tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy chọn những địa điểm có không gian rộng rãi và thoáng đãng như sân trường, bãi biển, để đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi cho các hoạt động.
• Tổ chức sự kiện trong nhà: Nếu sự kiện diễn ra trong nhà, đảm bảo chọn địa điểm có không gian rộng rãi và kiểm tra kỹ chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào để đảm bảo sự thuận lợi cho việc di chuyển và trang trí.
• Tìm hiểu về cơ sở vật chất: Đối với mỗi địa điểm, nắm vững thông tin về các trang thiết bị và tiện ích có sẵn để đảm bảo rằng mọi yêu cầu và nhu cầu của sự kiện đều được đáp ứng một cách tối đa và không gây bất kỳ khó khăn nào.

1.3 Sự thiếu hấp dẫn của ý tưởng tổ chức sự kiện

Nếu bạn không đưa ra những ý tưởng mới mẻ mà lại lặp lại những ý tưởng từ các sự kiện trước đó, sẽ dễ khiến người tham gia cảm thấy nhàm chán và mất hứng thú tham gia vào sự kiện.

GIẢI PHÁP: Đề xuất những ý tưởng sáng tạo và cập nhật xu hướng mới để tổ chức chương trình, từ đó tạo ra một trải nghiệm độc đáo và ghi lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham gia, khuyến khích họ tham gia tích cực vào các sự kiện tương lai.

1.4 Lên kịch bản, xây dựng trò chơi chi tiết

Việc không chuẩn bị kịch bản hoặc trò chơi không phù hợp với đối tượng tham gia có thể dẫn đến mất tính công bằng và động lực của người tham gia. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính đoàn kết mà còn gây thất bại trong việc đạt được mục tiêu đề ra.

Một số giải pháp được đề xuất để cải thiện vấn đề này là:

• Xác định rõ đối tượng tham gia: Định rõ nhóm người tham gia bao gồm độ tuổi, giới tính, kỹ năng chuyên môn và mối quan hệ với sự kiện (khách hàng, đối tác, nhân viên).
• Xác định mục đích trò chơi rõ ràng: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho trò chơi, có thể là thử thách trí tuệ, thể lực hoặc mục đích giáo dục, nhưng tránh những trò chơi không có ý nghĩa hoặc không phù hợp với ngữ cảnh văn hóa.
• Phân công rõ ràng nhiệm vụ: Xác định nhiệm vụ cần thực hiện trước, trong và sau sự kiện, đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
• Chuẩn bị vật dụng và dụng cụ phục vụ: Đảm bảo rằng mọi vật dụng và dụng cụ cần thiết cho sự kiện đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh tình huống phải thay đổi trò chơi hoặc hủy bỏ do thiếu trang thiết bị.
• Bố trí hợp lý cho các hoạt động: Xác định thời lượng và vị trí của các trò chơi một cách hợp lý, đảm bảo rằng không gây quá mức đuối sức cho người tham gia và tách biệt hoạt động để không làm gián đoạn chương trình chính.

1.5 Quản lý thời gian không hợp lý

Quản lý thời gian không hiệu quả, có thể dẫn đến việc sự kiện diễn ra quá dài hoặc quá ngắn, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham gia và giảm tính lan tỏa của chương trình.

GIẢI PHÁP: Đặt ra kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động, xác định thời gian diễn ra mỗi hoạt động một cách cụ thể.

1.6 Thách thức về thu hút người tham gia sự kiện

Một sai lầm phổ biến trong tổ chức sự kiện Team Building là không thu hút đủ số lượng người tham gia, thường là do thiếu kế hoạch marketing và truyền thông hiệu quả.

GIẢI PHÁP: Trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn, cần tập trung vào việc quản lý khách mời một cách có hiệu quả. Hãy chuẩn bị một danh sách khách mời chi tiết và chính xác từ trước. Đảm bảo rằng danh sách này được làm sẵn và gửi thông báo về sự kiện cho khách mời ít nhất một vài tuần trước ngày diễn ra sự kiện.

1.7 Thách thức về sắp xếp nhân sự

Sự phân bổ nhân sự trong Team Building (bao gồm người tổ chức, MC, phụ trách sân khấu, đạo cụ,…) không phù hợp với khả năng và chuyên môn của từng cá nhân có thể dẫn đến công việc không hiệu quả, kéo dài thời gian, và thậm chí gây hỏng sự kiện của bạn.

GIẢI PHÁP: Trước khi lên kế hoạch tổ chức, bạn cần xác định rõ các trò chơi và số lượng người tham gia, từ đó sắp xếp mỗi vị trí công việc một cách cụ thể. Mọi người cần làm việc một cách hòa hợp để đảm bảo tính thống nhất, từ đó hướng tới một chương trình Team Building thành công nhất.

1.8 Lựa chọn người quản trò không phù hợp

Người quản trò đóng vai trò quan trọng trong thành công của Team Building. Họ cần phải có khả năng giao tiếp tốt, giọng nói lớn và rõ ràng. Nhờ đó thu hút sự chú ý của người chơi, cũng như phải thông minh để có thể quản lý thời gian. Bên cạnh đó, họ còn phải có khả năng quan sát và nhạy cảm để phản ứng và xử lý tình huống bất ngờ, và quan trọng nhất là phải hiểu rõ luật chơi.

Tránh chọn những người quản trò không am hiểu về luật chơi, hoặc có kiến thức về luật chơi nhưng không thể truyền đạt một cách hiệu quả. Những người này có thể không kích thích sự tò mò và sự chú ý của người chơi, dẫn đến sự nhàm chán trong chương trình.

1.9 Vấn đề về an toàn và y tế

Một sự cố nhỏ về an toàn nếu không có biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả có thể gây ra hậu quả lớn cho chương trình Team Building.

GIẢI PHÁP:

• Kiểm tra và đảm bảo an toàn cho tất cả các hoạt động trong chương trình.
• Cung cấp hướng dẫn an toàn và quy tắc ứng xử để mọi người tham gia đều hiểu rõ về cách phòng tránh các tai nạn có thể xảy ra.
• Đảm bảo sẵn có các dịch vụ y tế cần thiết và đào tạo nhân viên về cách ứng phó với tình huống khẩn cấp là một phần không thể thiếu.

2. Lời khuyên từ Sen Xanh khi tổ chức Team Building

Hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực tổ chức teambuilding, dưới đây là một số lời khuyên từ các chuyên gia Sen Xanh để chương trình diễn ra chuyên nghiệp:

• Xác định mục đích: Trước khi bắt tay vào tổ chức, hãy xác định rõ mục tiêu của team building. Điều này giúp bạn tập trung vào việc xây dựng những hoạt động phù hợp với mục đích của công ty.
• Đối tượng tham gia: Hãy xem xét đặc điểm của đội ngũ tham gia, bao gồm giới tính, độ tuổi, sức khỏe và nghề nghiệp. Dựa vào đó, thiết kế các hoạt động phù hợp để tạo sự gắn kết và thúc đẩy sự hợp tác.
• Khảo sát địa điểm: Trước khi tổ chức, hãy tìm hiểu kỹ về địa điểm mà bạn định tổ chức. Điều này giúp bạn có phương án dự phòng và luôn sẵn sàng cho mọi tình huống.
• Lập kế hoạch chi tiết: Tạo kế hoạch chi tiết cho chương trình team building, bao gồm lịch trình, hoạt động, thời gian và ngân sách. Điều này giúp bạn tổ chức một cách hiệu quả và tránh bất kỳ rủi ro nào.
• Thiết kế kịch bản: Chuẩn bị kịch bản cho các hoạt động trong chương trình. Điều này giúp bạn đảm bảo mọi người tham gia đều biết rõ nhiệm vụ và cách tham gia.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các dịch vụ tổ chức Team Building trọn gói đến từ các công ty chuyên nghiệp, uy tín như Sen Xanh.

Lựa chọn Sen Xanh với các dịch vụ trọn gói, từ việc lập kế hoạch, thiết kế chương trình, đến việc tổ chức và quản lý sự kiện. Mọi công đoạn tổ chức team building đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp và bám sát theo yêu cầu của khách hàng và chủ đề của sự kiện với mức chi phí hợp lý.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo điều kiện cho mọi người tận hưởng trọn vẹn mỗi khoảnh khắc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tổ chức sự kiện teambuilding chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí, hãy liên hệ với Sen Xanh thông qua thông tin dưới đây:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng
• Website: https://senxanhteambuilding.com/
• Hotline: 0974468391