Quy Trình Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm Chuyên Nghiệp: Kế Hoạch Chi Phí 2025
Lễ kỉ niệm là một trong những sự kiện được tổ chức phổ biến và thường niên dành cho các công ty, doanh nghiệp. Đó có thể là kỷ niệm ngày thành lập, kỷ niệm 10 năm, 30 năm, 50 năm,…. Tuy nhiên, tổ chức lễ kỷ niệm công ty sao cho chuyên nghiệp và bài bản? Cùng tìm hiểu trong bài viết
1. Vai trò và ý nghĩa việc tổ chức lễ kỷ niệm công ty
- Tổ chức lễ kỷ niệm công ty với mục đích tôn vinh, tri ân tất cả các thành viên trong doanh nghiệp cũng như đối tác khách hàng thân thiết đã gắn bó, đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian qua.
- Khẳng định vị thế và các thành quả mà công ty cùng toàn bộ thành viên đã cùng nhau đạt tới, đồng thời thể hiện sức nặng của thương hiệu.
- Tạo hiệu ứng truyền thông củng cố niềm tin từ người sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Đánh dấu ghi lại những cột mốc phát triển trong cuộc hành trình đầy gian nan, thử thách.
- Xây dựng tinh thần gắn kết của các thành viên trong công ty cũng như đối tác khách hàng của công ty.
2. Kế hoạch các hạng mục triển khai tổ chức lễ kỷ niệm
Để lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm được chi tiết và chỉn chu nhất thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Chủ đề chính, quy mô, kinh phí, mục đích hướng đến,… Tuy nhiên dưới đây là sườn mẫu chung hướng đến có thể áp dụng cho mọi trường hợp
2.1 Xác định mục tiêu
Công đoạn xác đích mục đích của sự kiện tổ chức lễ kỷ niệm sẽ giúp chương trình truyền tải đúng thông điệp chủ đề tới người tham dự, đồng thời hạn chế sự dài dòng lan man. Bên cạnh đó, yếu tố bước đầu này cũng tạo ra sự thống nhất là căn cứ để ban tổ chức có những kế hoạch chi tiết theo đúng loại hình mục đích của sự kiện
2.2 Xây dựng khách mời
Thành phần khách mời tham dự cho lễ tổ chức kỉ niệm công ty cần phải được xác định kỹ càng và cẩn thận. Trong một buổi sự kiện nội bộ, đó có thể là thành phần ban lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên của công ty.
Tuy nhiên, cũng cần xem xét mục đích thực tế của buổi sự kiện, các thành phần khách mời tham dự có thể là cả các đối tác khách hàng thân thiết của công ty. Từ đó lên danh sách cụ thể và gửi thiệp mời cũng như sắp bàn cẩn thận
2.3 Tự tổ chức hay thuê ngoài
Điều này phụ thuộc phần lớn và mục đích vào quy mô tổ chức lễ kỷ niệm và mục đích ý nghĩa của buổi sự kiện: Bạn muốn một chương trình đầm ấm gần gũi với nội bộ các thành viên trong công ty tham dự hay chuyên nghiệp và hào nhoáng để mời đối tác và làm truyền thông?
Tuy nhiên, bạn sẽ cần phân tích điểm lợi và hại của 2 hình thức lựa chọn tổ chức lễ kỷ niệm này:
- Nếu tự tổ chức sẽ tiết kiệm được chi phí và tạo được không khí gắn kết, vui vẻ khi làm cùng với các thành viên trong công ty, đồng thời hiểu được những mong muốn của các thành viên. Tuy nhiên, việc thiếu kinh nghiệm trong tổ chức, đặc biệt là sự kiện quy mô lớn, có thể khiến chương trình không thành công như ý muốn
- Lựa chọn thuê ngoài tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói sẽ tốn kém chi phí hơn và đôi khi đơn vị tổ chức không hiểu được văn hóa nội bộ của công ty và các sản phẩm doanh nghiệp cần truyền đạt. Nhưng bù lại các khâu tổ chức sẽ chuyên nghiệp và nhuần nhuyễn nên tỷ lệ thành công là rất cao
2.5 Xây dựng kịch bản
Lập kịch bản tổng quát để các thành viên tham gia tổ chức lễ kỷ niệm có thể nắm được các ý chung, tránh gây hiểu nhầm và xót các nội dung: Ý tưởng, concept chủ đề, thông điệp truyền đạt… Nếu tự tổ chức bạn cần có một kịch bản chi tiết đầy đủ timeline chương trình, các hoạt động và nhiệm vụ của các thành viên tham gia tổ chức sự kiện.
Xem thêm: Kịch Bản Chương Trình Lễ Kỷ Niệm Ngày Thành Lập Công Ty
2.6 Xây dựng kế hoạch Marketing
Hoạt động truyền thông sau tổ chức lễ kỷ niệm cũng đóng vai trò rất quan trọng. Việc marketing và PR cho công ty, doanh nghiệp thông qua các hoạt động nội bộ như lễ kỷ niệm cũng là cách rất hiệu quả. Đây sẽ là cơ hội lớn để công ty doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty và tạo được sự tin tưởng của khách hàng.
3. Dự trù chi phí tổ chức lễ kỷ niệm
Nhiều hạng mục cần lên kế hoạch chuẩn bị chi phí và đặt cọc trước khi tổ chức lễ kỷ niệm. Vì vậy, bạn cần lên danh sách dự trù chi phí cụ thể và chi tiết cho từng hạng mục để có một sự kiện thành công theo ý muốn:
- Các thiết bị kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, đèn chiếu, máy quay chụp…
- Các yếu tốt trang trí như cờ băng rôn, khăn trải bàn, hoa để bàn, poster, banner,…
- Đội ngũ tổ chức lễ kỷ niệm: Bộ phận check in, phục vụ, lễ tân, hậu cần, PG, MC,…
Khi lên danh sách các hạng mục, bạn nên tham khảo góp ý từ người có kinh nghiệm và khảo sát nhiều đơn vị tổ chức để có thể tiết kiệm chi phí hơn. Thêm nữa, bạn cũng nên cần lược bỏ các hạng mục không cần thiết với nhu cầu điều kiện của công ty doanh nghiệp khi nhận bảng báo giá từ đơn vị cung cấp dịch vụ.
Tham khảo: Đơn vị Tổ chức Lễ Kỷ Niệm chuyên nghiệp, ấn tượng
Bài viết trên đây là tổng hợp nội dung về vai trò ý nghĩa và cách lên kế hoạch các hạng mục cần triển khai khi tổ chức lễ kỷ niệm cho công ty, doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp ích được cho Quý khách hàng trong quá trình tìm kiếm kinh nghiệm. Mọi thắc mắc, góp ý Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp qua website của chúng tôi.
